Bezpieczeństwo w kancelariach (dokumenty poufne, dane osobowe)
Kancelarie prawne a bezpieczeństwo dokumentów
Do zachowania tajemnicy zawodowej szczególnie zobligowani są właśnie adwokaci i radcy prawni jako przedstawiciele zawodów zaufania publicznego. Kancelarie prawne powinny zatem szczególną wagę przykładać do ochrony ważnych dokumentów przed zniszczeniem, zniekształceniem lub utratą. Zachowanie środków bezpieczeństwa w kancelariach powinno dotyczyć nie tylko strefy elektronicznej, ale również szeroko pojętej strefy fizycznej.
Nie ulega wątpliwości, że właśnie w kancelariach przetwarzanych jest wiele niezwykle cennych informacji. Należą do nich zarówno dane osobowe zwykłe jak i dane szczególnie chronione, czyli dane wrażliwe, zwane również sensytywnymi, które dotyczą m.in.: poglądów politycznych przynależności wyznaniowej, stanu zdrowia, ale również informacji na temat skazań czy orzeczeń o ukaraniu. Każda kancelaria prawna, w tym jednoosobowa, zgodnie z przepisem zawartym w art. 7 pkt 4 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku o ochronie danych osobowych (tekst jednolity Dz. U. z 2015 r., poz. 2135), jest administratorem danych. To oznacza, że powinna ona stosować się do przepisów związanych z ochroną danych, a także dokumentów poufnych. Okazuje się jednak, że nawet w kancelariach prawnych widoczne są pewne uchybienia w tym zakresie. Wystarczy powołać się na sektorową kontrolę GIODO (Generalnego Inspektora Danych Osobowych) prowadzoną w wybranych dziesięciu kancelariach od września do grudnia 2016 roku. Inspekcja wykazała nieprawidłowości w przetwarzaniu danych osobowych, wśród których na pierwszym miejscu znalazło się nieodpowiednie zabezpieczenie danych. Warto dodać, że na każdej kancelarii prawnej ciąży odpowiedzialność karna, dyscyplinarna i cywilna w przypadku przypadkowego zniszczenia, usunięcia lub zniekształcenia dokumentów. Zadbanie o niezbędne zabezpieczenia, adekwatne do rangi przechowywanej dokumentacji, jest ważne nie tylko z punktu widzenia ochrony interesów klientów. W głównej mierze chodzi o zabezpieczenie interesów zawodowych kancelarii prawnej, odpowiadającej wymaganiom stawianym przez przepisy prawa i wytycznym poszczególnych samorządów.
Bezpieczeństwo fizyczne danych
Na bezpieczeństwo fizyczne dokumentów poufnych czy danych osobowych składa się kilka elementów. Jednym z nich jest konieczność przechowywania informacji tego typu nie tylko drukowanych, ale również zawartych na nośnikach magnetycznych w odpowiednich, certyfikowanych szafach, które powinny stanowić obowiązkowe wyposażenie każdej kancelarii prawnej. W zależności od tego jaka jest klauzula przechowywanych dokumentów, należy wybrać odpowiedni typ szafy – dla dokumentów poufnych (klasa A), tajnych (klasa B) lub ściśle tajnych (klasa C). Poziom odporności na włamanie w przypadku szaf na dokumenty niejawne określany jest natomiast przez klasę S1 lub S2 według polskiej normy PN-EN 14450. Warto dodać, że szafy i sejfy z tych klas służą do przechowywania nie tylko dokumentów niejawnych, a także broni krótkiej i amunicji, gotówki czy biżuterii. Równie istotnym parametrem przy wyborze szafy zapewniającej bezpieczeństwo dokumentów w kancelarii jest jej certyfikat. W Polsce tego typu urządzenia atestuje Instytut Mechaniki Precyzyjnej. Warto zatem wybierać szafy i sejfy posiadające certyfikat IMP, który jest gwarancją wysokiego poziomu ochrony i bezpieczeństwa zawartości w danej klasie. Powyższe wymagania spełniają m.in.: szafy na dokumenty produkcji VALBERG serii BM, o klasie odporności S2 (dostępne również w wersjach ekskluzywnych dla VIP), a także szafy na dokumenty marki ISS serii Stuttgart, o klasie odporności S1.
Na koniec należy dodać, że zachowanie fizycznego bezpieczeństwa danych w kancelariach powinno dotyczyć odpowiedniego wyposażenia w ogóle, na które składają się nie tylko atestowane szafy do przechowywania dokumentów poufnych i danych osobowych, ale również certyfikowane drzwi, zamki, kraty czy rolety.
